Phòng họp bị vọng tiếng khi họp trực tuyến do đâu

Phòng họp bị vọng tiếng khi họp trực tuyến là tình trạng khá phổ biến, khiến người tham gia nghe thấy giọng nói bị lặp lại, kéo đuôi hoặc vang lên nhiều lần. Hiện tượng này không chỉ gây khó chịu mà còn khiến nội dung trao đổi trở nên khó nghe, đặc biệt trong những cuộc họp có nhiều đầu cầu tham gia.

Nguyên nhân có thể đến từ cách bố trí micro và loa, đặc điểm âm học của căn phòng, bộ xử lý âm thanh hoặc cài đặt trên phần mềm họp trực tuyến. Để khắc phục hiệu quả, trước tiên cần xác định chính xác tiếng vọng xuất hiện từ đâu, thay vì chỉ giảm âm lượng hoặc thay micro.

Phòng họp bị vọng tiếng là hiện tượng gì?

Vọng tiếng trong hệ thống âm thanh phòng họp là hiện tượng âm thanh bị lặp lại hoặc kéo dài sau khi người nói đã phát ra tiếng. Khi tham gia họp trực tuyến, người dùng có thể nghe thấy chính giọng nói của mình xuất hiện lần thứ hai sau một khoảng trễ ngắn, hoặc nghe giọng của người khác không rõ ràng vì âm thanh bị dội và chồng lên nhau.

Tuy nhiên, không phải mọi hiện tượng vọng tiếng đều giống nhau. Trong thực tế, cần phân biệt hai dạng thường gặp là tiếng vọng do hệ thống âm thanh và tiếng vang do đặc điểm không gian phòng họp.

Tiếng vọng do hệ thống âm thanh thường xuất hiện khi âm thanh phát từ loa bị micro thu lại rồi truyền ngược về đầu cầu đang phát biểu. Người nói từ xa sẽ nghe thấy chính giọng mình lặp lại sau một khoảng thời gian ngắn. Hiện tượng này thường được gọi là echo.

Tiếng vang trong phòng họp lại liên quan đến sự phản xạ âm thanh từ tường, trần, sàn và các bề mặt cứng. Khi nhiều âm phản xạ kéo dài và hòa vào nhau, lời nói trở nên đục, thiếu rõ ràng. Đây là hiện tượng reverberation, hay còn gọi là tiếng vang dội trong phòng.

Ví dụ, một người ngồi trong phòng họp có nhiều vách kính có thể nghe thấy giọng nói bị vang ngay cả khi không bật thiết bị hội nghị. Ngược lại, nếu chỉ khi kết nối Zoom hoặc Microsoft Teams mới xuất hiện tiếng nói lặp lại, nguyên nhân có khả năng liên quan đến đường truyền tín hiệu âm thanh, thiết bị thu phát hoặc chức năng khử vọng.

Việc phân biệt hai trường hợp này rất quan trọng bởi mỗi hiện tượng cần một phương án xử lý khác nhau.

Những nguyên nhân khiến phòng họp bị vọng tiếng khi họp trực tuyến

Âm thanh từ loa bị micro thu lại

Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến phòng họp trực tuyến xuất hiện tiếng vọng. Trong quá trình họp, âm thanh từ đầu cầu bên kia được phát qua loa. Nếu micro trong phòng thu lại phần âm thanh này và tiếp tục gửi đi, người ở đầu cầu từ xa sẽ nghe thấy chính giọng nói của mình.

Hiện tượng thường dễ xảy ra khi micro được bố trí quá gần loa, loa hướng trực tiếp vào khu vực thu âm hoặc âm lượng phát quá lớn. Những micro có vùng thu rộng cũng có thể thu nhiều âm thanh từ loa hơn nếu vị trí lắp đặt không phù hợp.

Chẳng hạn, trong một phòng họp 20 người, hệ thống sử dụng nhiều micro cổ ngỗng nhưng loa treo tường lại hướng thẳng vào bàn họp. Khi người ở đầu cầu trực tuyến phát biểu, tiếng từ loa có thể lọt vào nhiều micro cùng lúc, làm tăng lượng âm thanh cần khử vọng.

Với hệ thống có AEC hoạt động đúng, phần âm thanh lặp lại này có thể được loại bỏ đáng kể. Tuy nhiên, khi xử lý không hiệu quả, tiếng vọng vẫn xuất hiện và gây ảnh hưởng đến cuộc họp.

Phòng họp có quá nhiều bề mặt phản xạ âm

Những phòng họp được thiết kế với nhiều kính, tường bê tông, sàn gạch hoặc trần phẳng thường có khả năng phản xạ âm thanh mạnh. Khi người tham gia phát biểu, âm thanh không chỉ truyền trực tiếp đến micro mà còn phản xạ qua nhiều bề mặt trước khi được thu lại.

Các âm phản xạ đến muộn có thể chồng lên tiếng nói trực tiếp, khiến giọng nói bị kéo dài và khó phân biệt từng từ. Nếu căn phòng có thời gian vang quá lớn, chất lượng thu tiếng của micro cũng sẽ giảm đi đáng kể.

Ví dụ, một phòng họp rộng 40m² sử dụng ba mặt vách kính, sàn lát gạch và gần như không có vật liệu tiêu âm thường dễ xuất hiện tiếng vang hơn phòng có rèm cửa, thảm trải sàn và trần tiêu âm phù hợp.

Trong trường hợp này, việc thay micro đắt tiền hơn chưa chắc giải quyết được vấn đề. Cần xem xét lại đặc điểm âm học và giảm những phản xạ không mong muốn trong phòng.

Nhiều thiết bị cùng bật micro và loa trong một phòng

Một lỗi rất thường gặp khi họp trực tuyến là có nhiều máy tính hoặc điện thoại cùng tham gia một cuộc họp trong cùng không gian, đồng thời bật cả micro và loa.

Giả sử phòng họp đang sử dụng một máy tính chính kết nối với hệ thống loa và micro. Một nhân viên khác mở laptop để tham gia cùng cuộc họp nhưng không tắt loa. Khi âm thanh được phát từ cả hai thiết bị, micro có thể thu lại tiếng của thiết bị bên cạnh và tiếp tục truyền vào cuộc họp.

Đặc biệt, do âm thanh giữa các thiết bị có thể xuất hiện độ trễ khác nhau, người tham gia sẽ nghe thấy nhiều tiếng nói chồng lên nhau, tạo cảm giác vọng liên tục.

Đây cũng là lý do những nền tảng như Zoom hay Microsoft Teams khuyến nghị chỉ nên duy trì một hệ thống thu phát âm thanh chính trong cùng phòng họp. Các thiết bị phụ dùng để chia sẻ tài liệu nên ngắt kết nối âm thanh cuộc họp thay vì chỉ tắt micro.

Hệ thống không có hoặc cấu hình sai chức năng khử vọng AEC

AEC (Acoustic Echo Cancellation) là công nghệ khử vọng âm học, có nhiệm vụ nhận biết âm thanh phát từ loa và loại bỏ phần âm thanh tương ứng bị micro thu lại trước khi gửi đến đầu cầu bên kia.

Nếu hệ thống sử dụng nhiều micro và loa rời nhưng không có khả năng AEC phù hợp, tiếng vọng rất dễ xuất hiện. Ngay cả khi đã trang bị bộ xử lý DSP hỗ trợ AEC, hiện tượng này vẫn có thể xảy ra nếu thiết bị được cấu hình không đúng.

Một lỗi thường gặp là bộ xử lý không nhận được tín hiệu tham chiếu từ âm thanh đầu cầu bên kia. Khi đó, AEC không có đủ thông tin để nhận biết phần âm thanh nào cần loại bỏ. Ngoài ra, việc định tuyến tín hiệu sai, điều chỉnh gain quá cao hoặc thay đổi đường âm thanh sau khi cấu hình cũng có thể làm giảm hiệu quả khử vọng.

Ví dụ, hệ thống dùng DSP để xử lý micro nhưng âm thanh nhận về từ máy tính lại được đưa trực tiếp đến loa qua một đường riêng mà không cấp tín hiệu tham chiếu phù hợp cho DSP. Trong trường hợp này, bộ xử lý có thể không khử được tiếng từ loa lọt vào micro.

Vì vậy, khi phòng họp đã có DSP mà vẫn bị vọng tiếng, cần kiểm tra sơ đồ kết nối và cấu hình AEC trước khi kết luận thiết bị bị hỏng.

Micro đặt quá xa người nói hoặc chỉnh độ nhạy quá cao

Khoảng cách từ người phát biểu đến micro ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ giữa tiếng nói và âm thanh môi trường được thu nhận. Khi micro đặt quá xa, tiếng nói trực tiếp đến micro sẽ yếu hơn so với trường hợp đặt gần.

Để bù lại, người vận hành có thể tăng gain đầu vào. Tuy nhiên, thao tác này cũng làm tăng mức thu của tiếng loa, tiếng điều hòa và các âm phản xạ trong phòng.

Chẳng hạn, một chiếc micro đa hướng đặt cuối bàn họp dài 6m khó có thể thu rõ tất cả người tham gia như khi micro được đặt gần từng nhóm người. Nếu liên tục tăng độ nhạy để thu tiếng từ vị trí xa, âm thanh có thể bị vang và lẫn nhiều tiếng nền.

Giải pháp phù hợp là bố trí đủ micro theo phạm vi thu âm hiệu quả, lựa chọn hướng thu thích hợp và căn chỉnh gain theo mức tiếng nói thực tế thay vì tăng độ nhạy lên tối đa.

Cài đặt âm thanh trên phần mềm họp chưa phù hợp

Zoom, Microsoft Teams và nhiều nền tảng hội nghị hiện nay đều có các chức năng xử lý âm thanh như giảm tiếng ồn, điều chỉnh mức micro và khử vọng. Tuy nhiên, nếu lựa chọn sai thiết bị hoặc thay đổi chế độ xử lý không phù hợp, chất lượng âm thanh có thể bị ảnh hưởng.

Ví dụ, máy tính đã kết nối với bộ xử lý âm thanh hội nghị chuyên dụng nhưng phần mềm lại sử dụng micro tích hợp trên laptop. Lúc này, tiếng từ loa phòng họp có thể bị micro laptop thu lại và tạo ra vọng tiếng.

Một số chế độ âm thanh dành cho biểu diễn hoặc truyền tải âm thanh gốc cũng có thể thay đổi mức độ xử lý tiếng ồn và khử vọng. Nếu sử dụng không đúng tình huống, hệ thống sẽ dễ gặp vấn đề hơn.

Vì vậy, trước mỗi cuộc họp, người vận hành cần kiểm tra thiết bị đầu vào, đầu ra và chế độ xử lý âm thanh đang được sử dụng trên phần mềm.

Đường tín hiệu âm thanh bị đấu nối hoặc định tuyến sai

Trong những phòng họp sử dụng mixer, DSP và nhiều thiết bị kết nối, tiếng vọng còn có thể xuất hiện do tín hiệu được đưa trở lại đường gửi đi không đúng cách.

Chẳng hạn, âm thanh từ đầu cầu trực tuyến được đưa vào mixer để phát ra loa. Nếu cùng tín hiệu đó tiếp tục được trộn vào đường gửi trở lại máy tính, người ở xa sẽ nhận được một bản sao tiếng nói của mình, ngay cả khi micro trong phòng không thu lại tiếng loa.

Trường hợp này thường liên quan đến việc cấu hình thiếu đường tín hiệu mix-minus, tức đường âm thanh gửi đi phải loại trừ tín hiệu nhận về từ chính cuộc họp.

Đây là nguyên nhân mang tính kỹ thuật nên việc giảm âm lượng loa có thể không giải quyết được vấn đề. Cần kiểm tra lại cách phân phối tín hiệu trên mixer hoặc DSP để loại bỏ đường âm thanh vòng lặp.

Cách xác định nguyên nhân gây vọng tiếng trong phòng họp

Trước khi điều chỉnh thiết bị, cần xác định ai là người nghe thấy tiếng vọng và hiện tượng xuất hiện trong tình huống nào. Đây là cách đơn giản để thu hẹp phạm vi kiểm tra.

Nếu người ở đầu cầu bên kia nghe thấy chính giọng nói của họ bị lặp lại, nên kiểm tra hệ thống micro, loa, AEC hoặc đường tín hiệu gửi đi tại phòng họp của bạn. Ngược lại, nếu người trong phòng nghe thấy giọng mình vọng lại, nguyên nhân có thể nằm ở thiết bị hoặc cấu hình của đầu cầu từ xa.

Trong trường hợp mọi người trong phòng nghe tiếng nói vang ngay cả khi chưa kết nối cuộc họp trực tuyến, nên kiểm tra âm học của căn phòng hoặc đường âm thanh nội bộ nếu có sử dụng hệ thống khuếch đại tiếng nói.

Một cách kiểm tra hiệu quả là lần lượt tắt micro của từng thiết bị trong cuộc họp. Nếu tiếng vọng biến mất sau khi ngắt một thiết bị cụ thể, có thể tập trung kiểm tra thiết bị đó. Tiếp theo, thử giảm âm lượng loa, thay đổi vị trí micro và kiểm tra tín hiệu AEC.

Nếu nghi ngờ nguyên nhân do định tuyến tín hiệu, người vận hành có thể ngắt từng đường âm thanh không cần thiết để xác định nhánh gây vòng lặp. Những thao tác này nên được thực hiện có kiểm soát, tránh thay đổi hàng loạt thông số khiến việc tìm lỗi khó khăn hơn.

Hướng dẫn khắc phục phòng họp bị vọng tiếng hiệu quả

Điều chỉnh vị trí micro và loa

Trước tiên, hãy kiểm tra lại khoảng cách và hướng bố trí giữa micro với loa. Nên hạn chế để loa hướng trực tiếp vào micro, đặc biệt với những hệ thống có độ nhạy thu cao.

Micro cần được đặt gần người phát biểu trong phạm vi được nhà sản xuất khuyến nghị. Nếu bàn họp dài, nên sử dụng nhiều micro bố trí hợp lý thay vì cố gắng tăng độ nhạy của một chiếc micro để thu toàn bộ căn phòng.

Đối với hệ thống loa, nên điều chỉnh âm lượng vừa đủ và phân bổ âm thanh đồng đều đến những vị trí ngồi. Cách bố trí này giúp giảm nhu cầu mở loa quá lớn tại một khu vực.

Bổ sung vật liệu tiêu âm phù hợp

Nếu tiếng vang xuất phát từ đặc điểm không gian, cần hạn chế các bề mặt phản xạ âm mạnh. Có thể bổ sung rèm cho những mảng kính lớn, sử dụng thảm trải sàn hoặc lắp đặt vật liệu tiêu âm tại các vị trí phù hợp trên tường và trần.

Không nhất thiết phải phủ kín toàn bộ phòng bằng vật liệu tiêu âm. Điều quan trọng là kiểm soát những phản xạ gây ảnh hưởng đến khả năng nghe rõ lời nói, đồng thời duy trì sự thoải mái trong không gian họp.

Với những phòng họp có diện tích lớn hoặc nhiều bề mặt kính, nên khảo sát âm học thực tế trước khi lựa chọn giải pháp xử lý.

Kiểm tra và cấu hình lại bộ xử lý DSP

Đối với hệ thống có DSP, cần bảo đảm chức năng AEC được kích hoạt và nhận đúng tín hiệu tham chiếu. Đồng thời, nên kiểm tra đường tín hiệu micro, mức gain đầu vào, mixer ma trận và đường âm thanh gửi đến máy tính.

Trong quá trình căn chỉnh, cần thử cả tình huống chỉ một bên phát biểu và hai đầu cầu cùng nói. Một hệ thống được cấu hình tốt phải hạn chế tiếng vọng mà vẫn giữ được khả năng trao đổi hai chiều tự nhiên, không làm mất tiếng của người đang phát biểu.

Nếu sử dụng DSP chuyên dụng cùng phần mềm họp trực tuyến, cần kiểm tra sự phối hợp giữa các chức năng xử lý để tránh tình trạng âm thanh bị cắt tiếng hoặc biến dạng do xử lý không phù hợp.

Chỉ sử dụng một hệ thống âm thanh chính

Khi có nhiều máy tính tham gia cuộc họp trong cùng một phòng, nên lựa chọn một thiết bị chịu trách nhiệm thu và phát âm thanh. Những máy tính còn lại chỉ sử dụng để theo dõi nội dung hoặc chia sẻ màn hình thì cần ngắt âm thanh cuộc họp.

Ví dụ, nếu phòng họp đã có máy tính chính kết nối với hệ thống micro và loa, nhân viên sử dụng laptop cá nhân để trình chiếu không nên bật thêm micro và loa của laptop trong cùng cuộc họp.

Đây là cách xử lý đơn giản nhưng rất hiệu quả đối với tình trạng tiếng vọng xuất hiện do nhiều thiết bị hoạt động đồng thời.

Kiểm tra cài đặt âm thanh và thử cuộc gọi

Trên phần mềm họp, hãy lựa chọn đúng micro và loa đang kết nối với hệ thống âm thanh. Nếu sử dụng thiết bị hội nghị USB, cần kiểm tra để phần mềm không tự chuyển sang micro hoặc loa tích hợp trên máy tính.

Tiếp theo, nên thực hiện cuộc gọi thử với một thiết bị ở phòng khác. Yêu cầu người tham gia hai đầu cầu lần lượt phát biểu, sau đó thử nói đồng thời để đánh giá khả năng khử vọng.

Nếu tiếng vọng vẫn xuất hiện, hãy kiểm tra lần lượt từng thành phần thay vì thay đổi tất cả cài đặt cùng lúc. Cách làm này giúp xác định nguyên nhân rõ ràng và tránh phát sinh lỗi mới.

Để khắc phục triệt để, cần xác định đúng nguyên nhân, sau đó điều chỉnh vị trí thiết bị, cải thiện âm học và kiểm tra cấu hình xử lý tín hiệu. Nếu cần khảo sát hoặc nâng cấp hệ thống âm thanh phòng họp trực tuyến, bạn có thể liên hệ Lạc Việt Audio qua hotline 0982 655 355 để được tư vấn phương án phù hợp với không gian và nhu cầu sử dụng.